SİCİL NEDİR?

Sicil; Subay, Astsubay ve Uzman Erbaşların görevi içerisindeki performans durum ve davranışlarının puanlanmış sonucunu gösteren değerlendirmelerdir. Bir sicil belgesi düzenlenirken yer alan her niteliğe on üzerinden not verilir. Notlar tam sayı veya 1/2 kesirli olarak verilir. Sicil tam notu ise 100 dür. Sicil üstleri bütün niteliklere ayrı ayrı not vermek zorundadır. Sicil üstlerinin verdikleri notların toplamının ortalaması, o yılın sicil notunu teşkil eder. Bölüm sonucu tam sayı çıkmazsa iki hane yürütülür.

Uzman Erbaşlar bakımından Sicil yılı kavramı ile o yılın 2 Mayıs tarihinden başlayıp bir sonraki yılın 2 Mayıs tarihine kadar olan süre ifade edilmektedir. Ancak eğer ki uzman erbaşın göreve alınma tarihi ile takip eden "2 Mayıs" tarihi arasında geçen süre üç aydan kısa ise, ilk sicil belgeleri üç ayın doldurulduğu tarihte, müteakip sicil belgeleri ise olağan şekilde, yani her yılın "2 Mayıs" tarihi itibarıyla düzenlenir.

Subaylar ve Astsubaylar bakımından ise sicil süresinin normal olarak bir terfi yılını kapsadığı; terfi yılının ise Her yılın 30 Ağustos tarihinden başlayıp, ertesi yılın 30 Ağustos tarihine kadar geçen süre olarak tanımladığı görülmektedir. Subaylar bakımından sicil notu tabiri ile sicil üstü değerlendirme notlarının ortalaması ile general-amiraller hariç Fiziki Yeterlilik Değerlendirme Testinden elde edilen notun bu Yönetmelikte belirlenecek esaslar dâhilinde Kuvvet Komutanlıkları tarafından toplanmasıyla tespit edilen not kastedilmektedir. Astsubaylar bakımından ise Sicil notu, sicil belgelerinden alınabilecek notların ortalaması ile Fiziki Yeterlilik Değerlendirme Testinden elde edilen notun bu Yönetmelikte belirlenecek esaslar dâhilinde Kuvvet Komutanlıkları tarafından toplanmasıyla tespit edilen notu temsil etmektedir.

SİCİL NOTLARI NEDEN ÖNEMLİDİR?

Uzman erbaşlar bakımından sicil; personelin terfi durumunu, rütbesini, kademe ilerlemesini ve sözleşme feshini etkileyen çok önemli bir belgedir. Gerçekten de Uzman Erbaş Yönetmeliği m.10'da Sicil işlemleri, kademe ilerlemesi ve derece yükselmesi hususları düzenlenmiş olup, bu madde kapsamında uzman erbaşlar açısından sicilin görev safahatında ne kadar önemli olduğu görülmektedir.

Sicilin olumlu olabilmesi için sicil notunun, sicil tam notunun yüzde altmış (%60) ve daha yukarısı olması aranır. Kademe ilerlemesi işlemleri asgarî üçüncü sicil amirliği seviyesinde, derece yükselmesi işlemleri sözleşme yapmaya yetkili komutanlık veya kurum amirleri tarafından yapılır ve ilgili komutanlıklara bildirilir.

Uzman Erbaşlıktan Astsubay sınıfına geçirilme bakımından ise Astsubaylık için sınava müracaat tarihinde uzman erbaşlığa alındığı tarihten itibaren en az dört yıl sicil almış ve almış olduğu mevcut sicil notlarının ortalaması, sicil tam notunun yüzde doksan (%90) ve daha yukarısında olması aranmaktadır.

Sözleşmenin uzatılmasında uygulanacak esaslar ve sözleşme yapma/feshetme hususuna geldiğimizde ise sözleşmelerinin yenilenmesini isteyenlerin istekleri, müteakip sözleşme süreleri bir yıldan az, beş yıldan fazla olmamak kaydıyla bir takım şartlar aranmış ve bu şartlar arasında personelin almış olduğu son sicil notu, sicil tam notunun yüzde altmış (%60) ve daha yukarısında olması gerektiği ifade olunmuştur.

Aynı şekilde almış oldukları sicile göre kademe ilerlemesi yapamayanların, sözleşmeleri feshedilmek suretiyle Türk Silahlı Kuvvetleri, Jandarma Genel Komutanlığı veya Sahil Güvenlik Komutanlığı ile ilişikleri kesilir.

Astsubay sicil notları ise astsubayların rütbe terfii, rütbe kıdemliliği, kademe ilerlemesi ve Silâhlı Kuvvetlerden ayırma işlemleri bakımından belirleyici rol oynamaktadır.

Subay sicil değerlendirme notları da aynı şekilde bu personel bakımından rütbe terfii, rütbe kıdemliliği, kademe ilerlemesi, Türk Silâhlı Kuvvetlerinden ayırma işlemleri vb. diğer hususlarda yapılacak işlemler bakımından büyük önem taşımaktadır.

PERSONEL HAKKINDA SİCİL NOTU TESİS EDİLİRKEN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR?

Bilindiği gibi sicil işlemleri,  özünde değerlendirme unsurunu barındırdığı ve bir değerlendirme sürecinin sonunda ortaya çıktığı için idarenin diğer işlemlerine nazaran takdir yetkisini yoğun olarak kullandığı işlemlerdendir. Buna karşılık sicil işlemlerinde de, takdir yetkisi kullanımının mutlak ve sınırsız bir yetki olmadığı ve eşit, adil, objektif ve hizmet gereklerine uygun olarak kullanılması gerektiği tartışmasızdır. Sicil işlemlerinde, takdir yetkisinin kullanılma sürecindeki hukuka aykırılık çeşitli şekillerde ortaya çıkabilir. Örneğin uzun yıllar, belirgin bir çoğunlukla çok yüksek sicil notları ve olumlu kanaatler takdir edilmiş personele, genel safahatına ve uygulamaya istisna teşkil edecek ve göze çarpacak nitelikte çok düşük sicil notları takdir edilmesi, hakkında olumsuz kanaatler belirtilmesi ve sicil amirleri arasında makul ve kabul edilebilir olmayan farklı değerlendirilmelerin yapılması halleri takdir yetkisinin hukuka aykırı kullanımı anlamına gelecektir.

Mevzuatımız sicil üstlerini, astları hakkında mutlak kanaat sahibi olmaktan sorumlu tutulmuşlardır. Sicil üstleri, haklarında sicil düzenleyecekleri personeli iyi tanımak zorundadırlar. Bu nedenle, haklarında sicil düzenleneceklerin, günlük eğitim ve çalışmalarını, tavır ve hareketlerini, disiplin ve itaatini, sicil belgesinde yazılı diğer hususları aralıksız izleyerek; yapacakları haberli ve habersiz denetlemeler, özel yazılı veya sözlü sınavlar, verecekleri özel görevler, çeşitli tatbikat ve  manevralardaki tutum ve durumu ile de yeterlik ve yetenekleri hakkında tam bir kanaat edinmeye çalışırlar. Sicil üstleri; bu görevin önemini göz önünde tutarak, sicil belgelerindeki  nitelikleri tam bir tarafsızlık, adalet ve vicdanî kanaatle değerlendirmekten sorumludurlar.

Sicil belgelerinin doğurduğu hukuki sonuçların ağırlığı dikkate alındığında; kamu görevlilerinin ilgili yıl içinde sergilediği tutum ve davranışlar çerçevesinde kişisel özellikleri ile mesleki bilgisi ve yeterliliğini değerlendirmeye dönük kıstaslar yönüyle sicil amirlerinin kanaatini etkileyen olguların, "Sicillerin Objektifliği" ilkesi çerçevesinde somut bilgi ve belgeler aracılığıyla ortaya konulması yanında, sicil belgelerinde yer verilen ilgili kıstaslar ile de ayrı ayrı ilişkilendirmesi gerekmektedir.

Personel hakkında tesis edilen sicil notları bu esaslara dayanmadan verilirse işbu objektiflikten uzak sicil amirlerinin vermiş olduğu sicillerin iptali gerekecektir.

SİCİL NOTUNUN HUKUKA AYKIRI ŞEKİLDE TESİS EDİLMESİ HALİNDE NASIL BİR YOL İZLENMELİDİR?

Sicil notlarına karşı idari itiraz yolu öngörülmüş değildir ancak sicil notu tesis işlemi bir idari işlem olup her idari işlem gibi bu işleme karşı da yargı yoluna başvurulabilecektir. Dolayısıyla idarenin takdir yetkisinin kullanımının ve işlemin tesisinin; ölçülülük ilkesinin alt ilkelerinden olan orantılılık kriterine uygunluğu idari yargı mercilerince denetlenecektir. Böylece sicil notlarına ilişkin idari yoluna başvurulması halinde idari mahkemeler, işlemi hukuka uygunluk bakımından titizlikle inceleme fırsatı bulacaktır.

SİCİL NOTU TESİSİNE İLİŞKİN İDARİ İŞLEMİN İPTALİ DAVASINDA ZAMANAŞIMI SÜRESİ NE KADARDIR? YETKİLİ VE GÖREVLİ MAHKEME NERESİDİR?

Sicil iptal davalarında görevli mahkeme idare mahkemeleridir. Yetkili mahkeme hususunda ise 2577 sayılı İYUK'a göre askeri personelin görev yaptığı yerin idari yargı yetkisi yönünden bağlı olduğu bölge idare mahkemesinin bulunduğu yerdeki idare mahkemesidir.

2577 Sayılı  İdari Yargılama Usulü Kanunu m.7 gereğince idare mahkemelerinde dava açma süreleri yazılı bildirim tarihinden itibaren 60 gündür. Sicil belgeleri özel gizlilik dereceli olan belgelerden olduğu için bu belgeler gizli tutulmakta ve  sicil verilen personele de tebliğ edilememektedir. Bu nedenle bu davalarda tebliğ yapılmadığından bir zamanaşımı da söz konusu değildir.

SİCİL DAVASINDA HARÇ VAR MIDIR?

Sicil iptal davasında harçların ödenmesi şarttır. İdari davaların açılması sırasında başvuru harcı ve karar harcının yatırılması zorunludur. Yine davanın açılması sırasında posta ve sair masraflar için de masraf ücreti yatırılır. Harçlar yatırılmadan dava açılmış ise mahkeme harç tamamlama müzekkeresi gönderir ve süre verir. Bu süreler içerisinde harç yine yatırılmazsa dava reddedilecektir.

SİCİL İPTAL DAVASINDA AVUKATA NASIL VEKALET VERİLİR ?

Sicil iptal davasında kişi avukat ile anlaşmış ise avukatın bilgilerini alarak notere başvurur. Burada bilgilerin notere verilmesi ve genel dava vekaletnamesi çıkartılmak istendiği iletilir. Çıkartılan genel dava vekaletnamesi avukata verilir ve avukat bu vekaletname ile birlikte mahkemeye başvurur ve tüm dava sürecini bu vekalet ile yürütür. Haksız ve hukuka aykırı bir şekilde hakkında sicil notu tesis edilen personel, Anayasal hakkı olan dava açma hakkını kullanmalıdır.

SİCİL NOTUNUN İPTALİNE İLİŞKİN ÖRNEK MAHKEME KARARLARI

1-) Erzurum 1.İdare Mahkemesi 2022/1436 E. 2023/372 K. sayılı dosyada; Davacı, piyade uzman onbaşı olarak görev yapmakta iken hakkında düzenlenen 2021 yılı sicil notunun; göreve başladığı günden itibaren  çok başarılı bir sicil safahatı bulunmasına rağmen, hakkında 2021 yılı sicil döneminde sübjektif değerlendirmelerle haksız yere düşük sicil verildiğini, görevini en iyi şekilde yapmasına karşılık, idarenin kendisi hakkında düşük sicil notu tesis etmesinin, idarenin takdir yetkisini eşit, adil, objektif ve hizmet gereklerine uygun olarak kullanmadığını göstermekte olduğu, bugüne kadar yıllarca bu mesleğe ve devlete hizmet ettiğini, emek verdiğini, 2 şerit rozeti, 31 adet takdiri olan ve hiç disiplin cezası olmayan, eğitim, spor, atış vb. tüm konularında başarılı olan ve görevini layıkıyla yerine getirmiş sayısız operasyon ve görevlere çıkmış, dağ taş tepe demeden bu zorlu mesleği hakkını vererek ifa etmiş olan bir personel olduğunu ifade etmiştir.

Yerel mahkeme ise kararında; ‘‘davacı hakkında düzenlenen dava konusu sicil işleminin davacının genel gidişatına istisna teşkil ettiği, dava dilekçesi ekinde sunulan belgelere göre davacının biri 2020 yılına, diğeri 2021 yılına ait olmak üzere iki şerit rozeti olduğu, ayrıca 2020 ve 2021 yıllarında birçok takdir belgesi olduğu, herhangi bir disiplin cezasının bulunmadığı, davalı idarece davacının başarısız olduğuna dair herhangi bir bilgi ve belgenin dava dosyasına sunulmadığı, dava konusu sicil notuyla ilgili başkaca da bir iddiaya veya somut ve denetlenebilir herhangi bir tespite de yer verilmediği, 2020 yılı sicil notu ortalaması (100,00) olan davacının dava konusu sicil notunun (61,00) olarak tespit edilmesinin hukuki ve maddi gerekçelerinin davalı idare tarafından ortaya konulamadığı anlaşıldığından, dava konusu 2021 yılı sicil notunun hukuka uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.’’ ifadelerine yer vererek işlemin iptaline karar vermiştir.

2-) İstanbul 4.İdare Mahkemesi 2022/2119 E. 2023/345 K. sayılı dosyasında; davacı Piyade Onbaşı olarak görev yapmakta iken, 2022 yılı sicil notunun 58 olarak belirlenmesine ilişkin işlemin; hukuka aykırı olduğu, göreve başladığı günden itibaren çok başarılı bir sicil safahatı bulunduğu, 2022 yılı sicil döneminde sübjektif değerlendirmelerle haksız yere düşük sicil verildiği, sicilin bir personelin terfi durumunu, rütbesini, kademe ilerlemesini ve sözleşme feshini etkileyen çok önemli bir belge olduğu,  sicil amirlerinin tam tarafsız, adalet ve vicdani kanaatle hareket etmeleri gerektiği, sicil amirlerinin birbirlerinin notlarını etkilemiş olma ihtimallerinin söz konusu olduğu, sübjektif bir şekilde düzenlendiğini ileri sürmüştür.

Yerel mahkeme ilamını incelediğimizde; ‘‘dava konusu sicil notu için gerekçe olarak gösterilen altı disiplin cezasının beşinin 2022 yılı sicil döneminden önce verildiği, 10 farklı nitelik için ayrı ayrı  değerlendirme yapılarak notlandırılması gereken sicil raporunda 30 adet notun 25 tanesinin '6' ve 5 tanesinin '5' olarak düzenlendiği, sicil dönemi dışında gerçekleşen fiillere ilişkin verilen disiplin cezaları dikkate alınarak düzenlendiği anlaşılan sicil belgesinde yer alan  hanelere verilen düşük notları destekleyici nitelikte davalı idarece 2022 yılında verilen bir disiplin cezasından başka bir bilgi veya belgenin ortaya konulamadığı, söz konusu değerlendirme notlarının gerekçelendirilemediği, dolayısıyla objektif ve mutlak olarak sebebe dayalı düşürülebilecek sicil notunun, sebep unsurunun ortaya konulamaması, böylece objektif olarak düzenlenmediği anlaşılan davaya konu sicil notundan hukuka uyarlık bulunmadığı sonuç ve kanaatine varılmıştır.’’ şeklinde hüküm kurulduğu görülmekte olup hukuka aykırı sicil notu tesisi işlemi iptal edilmiştir.